Në vitin 1918, Charles M. Schwab ishte kthyer në një prej njerëzve më të pasur në botë. Ishte presidenti i Korporatës së Çelikut të Betlehemit, kompanisë më të madhe të ndërtimin të anijeve si dhe kompania e dytë më e madhe në Amerikë mbi prodhimin e çelikut. Shpikësi i madh, Tomas Edison, i referohet Schwab-it si një “mjeshtër në stërmundim”. Nuk reshti së kërkuari kurrë avantazhin kundrejt konkurrencës.
Një ditë të vitit 1918, në rrugëtimin e tij drejt rritjes së efiçencës së skuadrës së tij dhe gjetjes së metodave për kryerjen e detyrave, Schwab caktoi një mbledhje me konsulentin e mirënjohur për produktivitetin e tij, Ivy Lee. Lee ishte një biznesmen i suksesshëm në të tijën dhe akoma njihet gjerësisht si një pioner i fushës së marrëdhënieve me publikun. E kështu, Schwab mirëpret Lee-n në zyrën e tij dhe thotë, “Më trego një mënyrë për të mbyllur më shumë punë.” “Sa do më kushtojë,” pyeti Schwab. “Asnjë lek,” u shpreh Lee. “Vetëm po funksionoi, pas tre muajsh mund të më nisësh një çek të cilin mund ta vlerësosh vetë.”

Metoda Ivy Lee

Gjatë 15 minutëshit të tij me secilin prej drejtuesve, Ivy Lee shpjegoi rutinën e tij të thjeshtë që praktikonte në përditshmëri për të arritur një produktivitet maksimal:
1. Në fund të çdo dite, shkruaj gjashtë gjërat më të rëndësishme që duhet të mbyllësh nesër. Mos shkruaj më shumë se sa gjashtë detyra.
2. Vendosi prioritet sipas rëndësisë që kanë në të vërtetë.
3. Kur të mbërrish në pune, përqendrohu vetëm tek detyra e parë. Puno derisa të kesh përfunduar të parën para se të kalosh tek e dyta.
4. Qasju pjesës së mbetur të listët tënde në të njëjtën mënyrë. Në fund të ditës, kalo çfarëdolloj gjëje që ka ngelur pa përfunduar në listën e gjashtë gjërave të ditës tjetër.
5. Përsërite këtë proces çdo ditë.

Strategjia dukej në pamje të parë shumë e thjeshtë, por Schwab dhe skuadra e drejtuesve të tij pranë Çelikut Betlehem vendosën ta provonin. Pas tre muajsh, Schwab ishte kaq i ngazëllyer nga progresi që kompania e tij kishte treguar saqë vendosi që ti shkruajë Lee-së një çek prej 25,000 dollarësh, ekuivalenten e sotme të 400,000 dollarëve.
Metoda e vendosjes së prioriteteve të listës së punëve duket si bukë me djathë. por si mund të jetë diçka kaq e thjeshtë kaq e vyer? Çfarë e bën kaq efektive?

Mbi Menaxhimin e Saktë të Prioriteteve
Është mjaftueshëm e thjeshtë për ta bërë funksionale. Kritika e parë që i hidhet metodave të tilla ka të bëjë pikërisht me faktin që janë kaq elementare. Nuk mbulojnë çdo aspekt apo dinamikë të punës dhe jetës. Çfarë ndodh në momentin që përballemi me një emergjencë? Po kur teknologjia kthehet në metodën më të vlerësuar? Kompleksiteti shpeshherë kthehet në një dobësi sepse na e vështirëson kthimin në normalitet. Po, emergjenca dhe shpërqendrime të papritura do të ketë gjithmonë. Injorojini sa më shumë të jetë e mundur, përballuni me to kur është e domosdoshme dhe kthejuni prioriteteve që keni listuar sa më shpejt të jetë e mundur. Përdorni rregulla të thjeshta për të menaxhuar sjellje komplekse.

Ju detyrojnë të merrni vendime të vështira. Numri prej gjashtë detyrash ditore nuk ka asnjë element çudibërës nga mbrapa. Shumë mirë mund të ishin pesë detyra ditore. Sidoqoftë, vendosja e limiteve kundrejt vetvetes ka një farë elementi të veçantë. Gjëja më e mirë që mund të bëni në momentin që e gjeni veten mes qindra idesh apo mbingarkese me detyra që duhen përfunduar është hedhja e këtyre ideve apo detyrave në letër dhe eliminimi i çfarëdolloj gjëje që nuk është jetike për mbarëvajtjen e punës në terma afatshkurtër. Objektivat që vendosni mbi veten janë shumë më produktive sesa ato që dikush tjetër mund të vendosë mbi ju. Metoda e Lee-së është tejet e ngjashme me Rregullin 25-5 të Warren Buffer, e cila konsiston në përqendrimin ndaj pesë detyrave kryesore dhe anashkalimin e çdo gjëje tjetër. Praktikisht, nëse nuk përkushtohesh ndaj asgjëje do të shpërqendrohesh nga çdo gjë.

Vështirësia më e madhe në përfundimin e punëve është pikërisht ti fillosh. Të ngrihesh nga divani mund të duket e vështirë, por sapo të fillosh të nxehesh, minutat drejt përfundimit të stërvitjes do kenë nisur numërimin prej së mbrapshti. Metoda e Lee-se ju detyron të përcaktoni punën e parë që do bëni që natën para se të zgjoheni për në punë. Nëse fillon të mendosh për gjërat që do realizosh pesë minuta para, puna e vërtetë nuk do fillojë as tre orë mbrapa dhe këtë shumica prej nesh e dinë shumë mirë. Por nëse ti ke një plan të qartë të asaj që do realizosh nesër, dita jote do fillojë aq qetë sa bëhet e pamundur të mos jesh produktiv.
Në fund të fundit? Nise çdo ditë me gjënë më të rëndësishme që duhet të përfundosh. Është e vetmja hile që të duhet për të qenë produktiv.